SIMPAN DENGAN BAIK DOKUMEN SERTA SURAT SURAT PENTING KITA

Pernahkah anda mengalami kehilangan sebuah dokumen penting? Ataukah kebingungan mencari-cari dimanakah dokumen anda simpan di saat sangat membutuhkannya? Hampir semua orang pernah mengalaminya. Penyimpanan dokumen seringkali dianggap sepele oleh beberapa orang. Karena diasumsikan jarang untuk digunakan. Padahal di saat-saat tertentu / disaat sedang membutuhkannya, dibuat kalang-kabut mencarinya.

Ada juga yang telah mengumpulkan berbagai dokumen penting, akan tetapi perlakuan penyimpanan yang tidak baik, ataupun disimpan tidak pada tempat yang semestinya akan berakibat dokumen tersebut akan rusak, sehingga ketika akan dipergunakan, kondisi dokumen tersebut sudah tidak layak dianggap sebagai dokumen penting.

Dokumen merupakantulisan yang berisikan informasi penting yang terkandung di dalamnya. Dokumen tertentu dibuat dikarenakan akan dipergunakan untuk beberapa hal penting di masa yang akan datang. Untuk itu sudah sepantasnya kita memperlakukan dokumen dengan baik, sehingga apabila dibutuhkan di waktu tertentu, dapat dengan mudah kita temukan dan digunakan.

Di dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang yang tidak menyadari bahwa banyak sekali jenis dokumen yang harus dimiliki dan harus dijaga dengan baik. Dokumen tersebur diantaranya adalah sebagai berikut

1. Dokumen berupa Identitas dan Keterangan Keluarga

· Kartu Tanda Penduduk

· Kartu keluarga

· Surat Ijin Mengemudi

· Kartu Pegawai (Bagi Pegawai Negeri Sipil)

· Kartu Isteri / Kartu Suami (Bagi Pegawai Negeri Sipil)

· Surat Nikah (bagi yang sudah menikah)

· Kartu Berobat

· Kartu Anggota Organisasi

· dll

2. Dokumen yang berhubungan dengan kepemilikan atas sesuatu.

· Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK)

· Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)

· Sertifikat Tanah dan Bangunan

· Buku Tabungan

· dll

3. Dokumen yang berhubungan dengan Jenjang Pendidikan dan Prestasi.

· Ijazah SD,SMP,SMU,Perguruan Tinggi

· Sertifikat Pelatihan

· Piagam Penghargaan

· Ijazah Kursus

· Dll

4. Dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan

· SK Pengangkatan Pegawai

· SK Kenaikan Pangkat

· SK Mutasi

· dll

5. Dokumen dalam bentuk lain

· Foto-foto yang berisikan kegiatan penting dan bersejarah

· Tanda Tangan orang-orang terkenal/berpengaruh

· Dokumen kewajiban kepada negara ( bukti pembayaran listrik, pajak - pajak, dll)

· Dll

Setelah kita menelaah begitu banyaknya jenis-jenis dokumen yang kita miliki seperti contoh di atas, barulah kita menyadari bahwa ternyata banyak sekali dokumen yang harus kita kelola dengan baik. Seperti yang sudah disampaikan tadi, apabila tidak dikelola dengan baik, akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Karena segala kemungkinan bisa saja terjadi. Dokumen tersebut bisa rusak dan hilang oleh berbagai sebab, misalnynya kebakaran, kebanjiran, rusak dimakan rayap, dicuri orang, terbuang tanpa sengaja, dan lain-lain. Kehilangan ataupun kerusakan yang terjadi dapat berakibat fatal, terutama di saat kita benar-benar membutuhkannya.

Berikut sejumlah langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam usaha merawat dokumen dengan baik;

1. Foto Copy dokumen-dokumen yang kita miliki tersebut, dengan harapan apabila terjadi kehilangan atau kerusakan, dapat memudahkan kita ketika ingin mengurus dokumen pengganti atas dokumen yang hilang tersebut. Bila perlu dokumen tertentu dilegalisir, untuk bukti penguat keaslian dokumen tersebut.

2. Lakukan laminasi (press plastik) untuk menjaga keawetan dokumen tersebut. Perlu menjadi perhatian, tidak semua dokumen dapat dilaminasi. Yang dapat dilaminasi seperti kartu anggota, kartu keluarga, ijazah-ijazah, piagam, dll. Jangan sampai melakukan laminasi terhadap dokumen yang dilarang / tidak bisa untuk dilaminasi. Contoh: KTP Elektonik.

3. Pindai (Scan) dokumen anda dengan alat pemindai (Scanner), dan simpan data dokumen tersebut dalam bentuk CD atau flashdisk di tempat yang anda anggap aman. Bila anda menyimpan di komputer/laptop, pastikan data tersebut tersimpan cukup aman, dengan cara memberi password yang hanya anda saja yang mengetahuinya.

4. Simpan dokumen fisik di tempat khusus. Anda dapat menggunakan map arsip yang memang dikhususkan untuk menyimpan dokumen.

Kemudian anda dapat menyimpannya di lemari atau tempat yang memang anda khususkan untuk menyimpan sesuatu yang penting.

Bagi anda yang memiliki “rezeki lebih”, anda dapat menyimpannya di save deposit box (biasanya ada di Bank-Bank tertentu)

5. Susun Dokumen tersebut dengan baik. Anda dapat menambahkan label yang menerangkan identitas dokumen tersebut. Dan sebaik-baiknya anda menyusun berdasarkan abjad, agar mudah mencarinya bila diperlukan.

6. Pisahkan tempat penyimpanan dokumen yang asli dengan dokumen Copy. Pastikan tempat penimpanan dokumen asli di tempat yang lebih aman dibandingkan dokumen Copy.

7. Beberapa dokumen yang berisikan identitas yang selalu dibawa-bawa (seperti KTP, SIM, STNK, dll), pastikan berada di tempat yang aman dan bersih. Bila anda menyimpannya di dompet, jaga kebersihannya. Sebaiknya dokumen tersebut dibungkus plastik untuk masing-masing dokumen meskipun sudah dilaminasi, untuk mencegah kerusak karena pengaruh gesekan antar dokumen, atau terhadap dompet itu sendiri.

Jangan lupa,ketika dompet anda masukkan ke saku celana, anda harus selalu ingat untuk meletakkan di saku yang ada kancingnya, dan selalu mengancingkannya untuk mencegah dompet anda tercecer.

Semoga Bermanfaat.